Tous les établissements ont besoin de services de nettoyage pour rester organisés et en bon état. Hôtels, immeubles de bureaux, hôpitaux, bâtiments administratifs, écoles, cabinets médicaux, restaurants et bars, salles de sport ou commerces : aucun établissement ne peut fonctionner correctement sans un entretien régulier.
Les entreprises de nettoyage existent précisément pour répondre à ce besoin. L’une de leurs missions principales est de s’assurer que chaque agent intervient et termine bien son travail.
Traditionnellement, ce suivi consiste à faire signer un formulaire à chaque agent de nettoyage à la fin de sa mission. Le responsable de la maintenance peut ainsi vérifier où et quand chaque agent est intervenu.
Ce système paraît simple à gérer, mais imaginez devoir suivre des dizaines d’agents pour de nombreux clients différents : cela peut vite devenir compliqué, source d’erreurs ou de désorganisation.
Heureusement, il existe aujourd’hui une solution pour digitaliser ce processus grâce aux QR codes de suivi de présence.
Comment utiliser des QR codes de suivi de présence
Pour simplifier la tâche du responsable de la maintenance, il est possible de remplacer les formulaires papier par des QR codes dédiés au suivi de présence. Plutôt que de remplir un formulaire, chaque agent de nettoyage peut scanner un QR code de suivi de présence à la fin de sa mission.
Après son intervention, l’agent scanne le QR code, saisit son nom, et toutes les informations nécessaires sur son passage sont automatiquement enregistrées : date, heure, appareil utilisé, et même la localisation (si vous le souhaitez), le tout consigné dans une feuille de calcul Google.
Dans cet article, nous vous expliquons comment créer un QR code de suivi de présence adapté aux services de nettoyage.
Comment créer un QR code de suivi de présence pour les services de nettoyage
- Rendez-vous sur notre générateur de QR code de suivi de présence, où le type de données « Suivi de présence » est déjà sélectionné dans la première section.
- Dans la section « Contenu», cliquez sur le champ «Nom du Google Sheet». Une fenêtre s’ouvre pour vous demander de vous connecter à votre compte Google. Une fois connecté, QR Stuff pourra créer une nouvelle feuille de calcul dans votre Google Drive et la mettre à jour à chaque scan du QR code. (Notez que cette autorisation d’accès est strictement limitée à cette feuille de suivi et ne donne aucun autre droit d’accès à votre compte Google.) Saisissez ensuite un nom pour la feuille de calcul Google.
- Renseignez les trois champs suivants dans la section Détails de l’événement : Nom du lieu, Description de l’action et Description de l’événement. Par exemple, pour notre cas, vous pouvez indiquer « Bâtiment Client 1 » comme nom du lieu, « Départ » comme description de l’action, et « Enregistrement » comme description de l’événement.
- Cochez la case « Display an Attendee Prompt » (Afficher une demande de saisie) dans la section Attendee Prompt. L’agent devra alors saisir son nom complet à chaque scan du QR code.
- Si vous souhaitez suivre précisément où l’agent s’est trouvé pendant sa mission, cochez la case « Record Device Location » (Enregistrer la localisation de l’appareil). Avec cette option, chaque agent devra autoriser l’enregistrement de sa position lors du scan, sinon l’enregistrement ne sera pas validé dans la feuille de calcul Google.
- Enfin, cliquez sur le bouton « Download QR code » pour télécharger votre QR code.
Comment fonctionne un QR code ?
Après avoir terminé sa mission, l’agent de nettoyage scanne le QR code de suivi de présence fourni par le responsable de la maintenance. Ce scan fait office de pointage, attestant que la mission de nettoyage a bien été réalisée pour le client concerné.
Lors du scan, le QR code invite l’agent à saisir son « Nom complet ». Après avoir validé en cliquant sur « Check-in », les informations saisies lors de la création du QR code (nom du lieu, action, description de l’événement) s’affichent à l’écran. Tous les détails du pointage sont automatiquement enregistrés dans la feuille de calcul Google correspondante, y compris la géolocalisation si l’option a été activée.
Ce processus se répète à chaque fois qu’un agent scanne le QR code à la fin de sa mission.
Suivez les enregistrements depuis un Google Sheet
Vous pouvez consulter l’ensemble des enregistrements de pointage à partir de la feuille de calcul Google créée à l’étape 2. Il vous suffit de vous connecter à votre compte Google, puis de rechercher le nom de la feuille dans la liste de vos fichiers Google Drive.
Voici un aperçu de ce que vous pouvez retrouver dans la feuille de suivi de présence dédiée aux services de nettoyage. En cliquant sur le bouton « Partager », vous pouvez également transmettre ces informations à d’autres personnes si besoin.
Ajoutez une touche de personnalisation
Les abonnés payants de QR Stuff ont la possibilité de personnaliser leur QR code en modifiant les couleurs des points et des coins du QR code. Il est également possible d’intégrer un logo ou une image pertinente au centre du QR code. Pour cela, il suffit de suivre les étapes précédentes, puis de cliquer sur le bouton « Style Your Code » avant de télécharger le QR code.
Grâce à l’interface de personnalisation de QR Stuff, les abonnés payants peuvent créer un QR code unique et visuellement distinctif, en insérant par exemple le logo de leur entreprise ou une image en lien avec leur activité au centre du QR code.
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