Le suivi de la présence est une tâche essentielle dans les établissements scolaires comme dans les entreprises. Ce processus, souvent fastidieux, peut être considérablement simplifié grâce à l’utilisation de QR codes, scannés à chaque arrivée d’un élève ou d’un employé.
La méthode la plus courante consiste à générer un seul QR code que chaque participant scanne en saisissant son nom. Cependant, dans certains cas, il peut être préférable de créer un QR code individuel pour chaque élève ou employé, notamment s’ils ne possèdent pas de smartphone pour scanner le code. Il suffit alors de leur fournir une version imprimée de leur QR code personnel, qui sera scannée par l’administrateur à leur arrivée.
Vous pouvez générer des QR codes de type « Suivi de présence » reliés à une feuille de calcul Google, ce qui facilite l’enregistrement du nom de la personne, ainsi que la date et l’heure du scan.
Pour cela, il est nécessaire de générer un QR code unique pour chaque employé ou élève. À chaque arrivée, l’administrateur scanne le QR code attribué à la personne concernée. Chaque scan enregistre automatiquement la présence dans la feuille de calcul Google dédiée.
Dans cet article, découvrez comment créer un QR code individuel de suivi de présence pour suivre les arrivées de vos employés.
Créez votre QR code individuel de suivi de présence
- Rendez-vous sur notre générateur de QR codes de suivi de présence : le type de données « Suivi de présence » est déjà sélectionné dans la première colonne.
- Dans la section « Contenu », cliquez sur le champ « Nom de la feuille Google ». Une fenêtre contextuelle s’ouvre : connectez-vous à votre compte Google. Une fois connecté, vous autorisez QR Stuff à créer une nouvelle feuille de calcul dans votre Google Drive et à la mettre à jour à chaque scan du QR code. (Remarque : l’accès est strictement limité à cette feuille de suivi et ne donne aucun autre droit d’accès à votre compte Google.) Ensuite, saisissez un nom dans le champ « Nom de la feuille Google ».
- Renseignez les trois champs suivants sous « Détails de l’événement » : Nom du lieu, Description de l’action et Description de l’événement. Pour un suivi de présence des employés, vous pouvez indiquer « Lieu de travail » comme Nom du lieu, « Enregistrement » comme Description de l’action, et « Nom de l’employé » dans la Description de l’événement. C’est ce dernier champ qui rend le QR code individuel, car il est associé à un employé précis. Pour générer un QR code individuel pour chaque employé, créez un QR code pour chacun, en utilisant la même feuille de calcul et en modifiant uniquement le « Nom de l’employé » dans la Description de l’événement. Pour chaque nouvel employé, reprenez le même « Nom du lieu » et la même « Description de l’action », sous le même nom de feuille Google que pour le premier employé, en changeant simplement le « Nom de l’employé » dans le champ correspondant.
- Cochez la case « Afficher une invite de l’utilisateur » dans la section « Invite de l’utilisateur » si vous souhaitez demander un identifiant à la personne qui scanne le code. Pour ce cas d’usage, cette option n’est pas indispensable, car chaque QR code est déjà attribué à un employé. Mais si vous le souhaitez, une suggestion pertinente d’invite pourrait être « Nom de l’administrateur » afin d’enregistrer quel administrateur a scanné le QR code.
- Vous pouvez alors télécharger le QR code en cliquant sur le bouton « Télécharger le QR code ».
Comment fonctionne le QR code
Les abonnés payants bénéficient de fonctionnalités avancées de personnalisation pour les QR codes générés sur le site. Ils ont également la possibilité d’intégrer un logo ou une image au centre de leur QR code. Les étapes restent identiques à celles décrites ci-dessus, mais avant de télécharger le QR code, il suffit de cliquer sur le bouton « Personnaliser votre code » pour modifier l’apparence du code.
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