Les QR codes sont-ils utiles pour les réunions ?
Si vous organisez une réunion, votre objectif est que chacun en tire le meilleur parti. Pour cela, le QR code peut être un allié précieux.
Facilitez l’inscription des participants
Lorsque vous planifiez une conférence ou un événement, il vous faut des participants. Si vous avez déjà une liste d’invités, c’est parfait. Cependant, si ce n’est pas le cas, vous devrez compter sur l’auto-inscription des personnes intéressées.
Envoyer des formulaires d’inscription à chaque personne prend du temps, et rien ne garantit qu’ils seront remplis.
Voici une solution simple : intégrez un QR code pour permettre aux participants de s’inscrire rapidement. En le scannant, ils accèdent directement à un formulaire en ligne à compléter. Plus besoin de saisir manuellement les informations, ni de compiler les données vous-même.
Créer un QR code pour un formulaire en ligne
Voici comment générer un QR code pour une réunion qui renvoie vers un formulaire d’inscription :
- Rendez-vous sur le générateur de QR codes pour sites internet : le type de données « URL de site web » est déjà sélectionné dans la section Type de données.
- Après avoir choisi ce type de données, un champ apparaît. Collez l’adresse ou l’URL de votre formulaire en ligne (vous pouvez par exemple créer un formulaire Google Forms pour votre événement).
- Une fois l’adresse saisie, attendez que le QR code soit généré : un bouton de téléchargement apparaîtra.
Partagez toutes les informations sur la réunion
Il est important de communiquer les détails de la réunion : date, lieu, ordre du jour, liste des intervenants, etc.
Vous pouvez imprimer certaines informations sur les cartons d’invitation, mais l’espace est souvent limité. C’est là que le QR code devient très utile.
Intégrez un QR code à vos invitations : en le scannant, vos invités accèdent à tous les détails de l’événement, sans contrainte d’espace d’impression.
De plus, les personnes qui scannent le QR code peuvent ajouter l’événement directement à leur agenda.
Créer un QR code pour un document PDF contenant les détails de la réunion
Voici comment créer un QR code qui contient toutes les informations de votre événement :
Dans cet exemple, nous partons du principe que les détails de votre réunion sont regroupés dans un fichier PDF.
- Rendez-vous sur le générateur de QR codes pour les PDF : le type de données « Fichier PDF » est déjà sélectionné dans la section Type de données.
- Dans la section Contenu, téléchargez le fichier PDF que vous souhaitez partager.
- Attendez que le QR code soit généré, puis téléchargez-le pour l’intégrer à votre application mobile ou vos supports de communication.
Vérifiez l’authenticité des entrées des visiteurs
Pour tout organisateur d’événement, la validation des entrées des participants est une préoccupation majeure. Le processus doit être à la fois sécurisé, fiable et rapide.
Les billets avec QR code peuvent vous aider :
- Vos invités reçoivent un billet imprimé ou numérique (par e-mail), chacun avec un QR code unique.
- À l’entrée, ils présentent leur billet aux organisateurs.
- L’organisateur scanne le QR code à l’aide de son smartphone.
- Lors du scan, le QR code indique si l’entrée est authentique, invalide ou en double.
Pour découvrir comment mettre en place un système de suivi des présences avec QR code, consultez notre tutoriel.
Partagez instantanément des documents
Si vos réunions se déroulent à distance (visioconférence, Zoom, etc.), il vous suffit de générer un QR code qui mène vers vos fichiers, puis de l’afficher à vos participants.
Créer un QR code pour partager des fichiers lors d’une réunion fonctionne comme pour un formulaire en ligne : suivez les étapes ci-dessus et collez l’URL de votre fichier dans la section Contenu.
Si vous souhaitez partager plusieurs fichiers, commencez par les téléverser sur une plateforme de partage de fichiers comme Google Drive. Copiez ensuite l’URL du dossier et collez-la dans la section Contenu de notre générateur de QR code.
Personnalisez vos QR codes
Les abonnés payants de QR Stuff bénéficient de fonctionnalités avancées, notamment la section Style. Cette option vous permet de modifier la mise en page et la couleur des différents coins du QR code, et d’y intégrer un logo.
L’image à droite illustre à quoi peuvent ressembler vos QR codes de réunion une fois personnalisés avec différentes couleurs. Pensez toujours à tester votre QR code avant de le diffuser.
Les utilisateurs abonnés peuvent également choisir la taille, la qualité, le format de fichier et le niveau de correction d’erreur du QR code.
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